Трудовая книжка: что нужно знать бухгалтеру

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Трудовая книжка: что нужно знать бухгалтеру». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. За чей счет приобретается бланк?

2. Работник не возвращает взятую трудовую

3. Энциклопедия решений. Приобретение бланков трудовой книжки

4. Выдача трудовой книжки работнику

5. Учет поступлений денежных средств

6. Бланки трудовых книжек и вкладышей

7. Записи в учете при покупке бланков

8. Предъявление ТК при приеме работника

9. Нормативные материалы:

10. Покупка трудовых книжек работодателем

11. Где и как купить трудовую книжку

12. Как приобрести трудовую книжку

13. В каких случаях бланк оплачивает работодатель?

14. Чистые бланки – как зеницу ока…

До 2021 года трудовая книжка, оформляемая в виде бумажного документа, была единственно возможным вариантом для отражения сведений о работе и наградах за нее. С 2021 года стало обязательным накопление данных, вносимых в трудовую книжку, в электронном виде в базе, хранящейся в ПФР (ст.

За чей счет приобретается бланк?

Любая купля-продажа подразумевает оплату товара — и вот здесь уже возникает другой вопрос: за чей счет должен приобретаться вкладыш в трудовую книжку? На практике по этому поводу часто возникают споры: работодатель взыскивает деньги с работника, работник же возражает…

Ответ на этот вопрос можно найти в п. 47 Правил, который гласит, что работодатель при выдаче работнику вкладыша в трудовую взыскивает с него сумму, равную расходам на приобретение бланка. Это требование закона однозначно, разногласий в толковании тут просто не может быть.

Таким образом, если для продолжения записей в трудовой книжке требуется вкладыш, то приобретает его работодатель, а все расходы полностью возмещает работник. Однако размер возмещения не может превышать стоимости бланка, который использовался для конкретного работника. Это необходимо уточнить, поскольку довольно часто бланки трудовых книжек и вкладышей приобретаются на ГОЗНАКе или у распространителей оптом, большими партиями. В этом случае требовать с работника возмещения всех расходов, которые понес работодатель по договору на покупку бланков, п. 47 Правил не позволяет.

Работник не возвращает взятую трудовую

Работодатель может попасть в сложную ситуацию, если сотрудник упросил выдать трудовую и не возвращает ее. Еще неприятнее, когда трудовая выдана на законном основании, например, для оформления пенсии: в ПФР требуется предоставить оригинал ТК РФ в ст. 62 разрешает и даже предписывает такую выдачу. В законодательстве не указано, что делать работодателю и что за это может грозить сотруднику.

Работодатель не может привлечь нерадивого сотрудника к дисциплинарной ответственности, потому что невозврат трудовой не значится в перечне проступков, за которые она предусмотрена (ст. 21 ТК РФ). Если трудовая была выдана «под честное слово», работодатель может быть наказан органами контроля, так как ответственность за хранение этих документов возлагается на него. Но если выдача была на законном основании, работодатель в отсутствии трудовой на месте не виновен. Чтобы обезопасить себя, следует потребовать у работника объяснительную о причине задержки с возвратом,

подкрепить ее запросом в ПФР. Если работник потерял трудовую до или после использования при оформлении пенсии, работодатель должен оформить дубликат в течение 15 дней.

Энциклопедия решений. Приобретение бланков трудовой книжки

Трудовую книжку должен завести первый работодатель, а далее она передается вместе с новым трудоустройством, либо на на других рабочих местах должно быть оформлено совместительство. Но на практике могут сложиться такие ситуации, когда человек после увольнения потерял трудовую книжку и отыскал ее уже после оформления дубликата. Либо он сознательно пошел на сокрытие, чтобы не обнародовать неприятные записи. Теперь в наличии два экземпляра, что, хотя прямо и не разрешено, не запрещается законами РФ. Наказание за это не предусматрвается.

Однако, если работодатель узнает, что у работника имеется непредоставленная ему трудовая, он вправе будет провести увольнение. Основание – предоставление ложных документов при трудоустройстве.

Две трудовых книжки работнику ни к чему: когда придет пора обращаться за пенсией либо каким-либо пособием, ему нужно будет предоставить лишь одну, обе одновременно «тянут» на мошенничество.

Если же вторая трудовая поддельная, это прямой подлог и уголовная ответственность.

Поэтому вторая трудовая работнику в большинстве случаев ни к чему: гораздо целесообразнее следовать законодательству РФ.

Довольно часто случается так, что работодатель и сотрудник расстаются злейшими врагами. В отместку бывший работодатель может наотрез отказаться выдавать неугодному работнику его трудовую книжку.

Если все возможности договориться с ним путем устных переговоров исчерпаны, то остается одна дорога: идти в суд.

Но предварительно следует запастись копией письменного заявления, оригинал которого должен быть передан работодателю. В нем следует в произвольной форме попросить бывшего работодателя выдать трудовую книжку и поставить дату. Если через три дня трудовая не будет выдана, то с этим заявлением можно смело отправляться в судебную инстанцию.

В качестве компенсации в исковом заявлении можно требовать сумму в размере средней заработанной платы за период вынужденного прогула по причине отсутствия трудовой книжки. Как показывает практика, в таких случаях суды идут навстречу сотрудникам и присуждают им материальное возмещение.

Бывает так, что сотрудник, которого уволили, не согласен с решением руководства. В качестве протеста он наотрез отказывается забирать трудовую книжку. Или же, к примеру, человек уволился, но забрать трудовую не счел нужным. Что делать руководству предприятия и кадровому специалисту в этом случае? Для таких ситуаций разработан определенный алгоритм действий:

Необходимо отправить по месту прописки бывшего сотрудника уведомления с просьбой забрать трудовую;
Если первый пункт не сработал, можно отправить трудовую книжку по тому же адресу ценным письмом с уведомлением о вручении. Правда, если работник не давал заранее письменного соглашения на такую пересылку, в случае конфликтных или спорных ситуаций он может использовать данный факт против работодателя;
Можно передать трудовую книжку бывшему работнику через его представителя. Однако, последний должен предъявить нотариально заверенную доверенность на получение этого документа.

Если же работник ни при каких обстоятельствах не желает забирать трудовую, данный факт следует зафиксировать в соответствующем акте письменно и в присутствии свидетелей. В дальнейшем это послужит доказательством того, что работодатель со своей стороны сделал все, что мог для передачи трудовой книжки на руки бывшего сотрудника.

Вопрос этот законодательно не урегулирован и остается до сих пор спорным. На наш взгляд, верен следующий подход:

Трудовая книжка принимается к учету как бланк строгой отчетности (БСО), поскольку она законодательно признается таковой в период между моментом ее приобретения у поставщика и моментом оформления на сотрудника (п. 42 Правил).
С момента оформления бланка на сотрудника объектом учета становится задолженность работника за оформленную на него трудкнижку. Впоследствии в учете отражается операция по погашению задолженности (или факт ее отнесения в расходы).

Вместе с тем финансовое ведомство (письмо Минфина от 19.05.2017 № 03-03-06/1/30818) этот вопрос рассматривает так:

трудкнижки следует принимать к учету с выделением НДС (то есть как ТМЦ);
при взимании компенсации возникает внереализационный доход, а при неосуществлении компенсации — безвозмездная реализация.

Иначе говоря, в рамках предложенной Минфином схемы предполагается ведение учета трудкнижек с применением счета 41.

В то же время в более ранних разъяснениях, например в письме от 10.06.2009 № 03-01-15/6-305, Минфин приводит совершенно иные тезисы — о том, что:

трудовые книжки закупаются работодателем не в целях реализации сотрудникам;
предоставление трудкнижки работнику — не услуга.

Электронные трудовые книжки, обязательные к применению с 2020 года, помогут избежать данных вопросов. Подробности см. в материале «Как перейти на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года».

С учетом противоречивых позиций чиновников предприятию необходимо оценить самостоятельно все возможные риски и выбрать оптимальную схему учета, которую необходимо закрепить в учетной политике. Однако наше мнение: трудовая книжка не является товаром, и сейчас мы расскажем почему.

Трудкнижку не следует считать товаром, поскольку:

Товар — это имущество, которое реализуется или же подлежит реализации, то есть передаче от одного лица другому на возмездной основе (п. 3 ст. 38 НК РФ, п. 1 ст. 39 НК РФ). Передача товара на возмездной основе закрепляется договором (ст. 423 ГК РФ). Договор (или сделка) предполагает волеизъявление 2 и более сторон (ст. 154 ГК РФ, п. 50 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 № 25). В то же время передача трудкнижки от работодателя к работнику происходит не в силу их волеизъявления, а в силу предписаний ТК РФ и Правил. Фактически закон обязует их осуществить правоотношение в виде передачи трудкнижки, в то время как граждане и юрлица свободны в заключении договоров (п. 1 ст. 421 ГК РФ).
Согласно пп. 3–4 Порядка, утвержденного приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н, единственным «легальным» продавцом книжек является ГОЗНАК (или уполномоченные организации). Иные лица их реализовать не вправе (апелляционное определение Брянского облсуда от 07.05.2013 по делу № 33 1206/ 2013).
Компания, взимающая с сотрудника плату за трудкнижку, получает сумму, не большую и не меньшую, чем она потратила, то есть фактически возмещает собственные затраты на ее приобретение. Реализацией такие операции не признаются (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 02.03.07 № А56-44214/2006).

Есть и еще один нюанс: взимание компенсации предусмотрено только Правилами, в то время как ТК РФ — более высокий по правовой иерархии законодательный акт — о ней не упоминает и не ставит перед работодателем такой обязанности.

Факт приобретения трудкнижки в рамках схемы, которую мы предлагаем, отражается в бухрегистрах проводкой Дт 76 Кт 51 (в сумме, соответствующей закупочной цене бланков).

Далее книжки до внесения в них первой записи ставятся на забалансовый учет как БСО — проводкой Дт 006.

При оформлении экземпляра трудовой книжки на работника в регистрах отражается факт списания бланка — Кт 006. Одновременно отражается задолженность работника перед работодателем: Дт 73 Кт 76 (в сумме, которая соответствует закупочной цене бланка).

При компенсировании стоимости книжки работником фиксируется удержание суммы из его зарплаты: Дт 70 Кт 73 (или Дт 50 Кт 73, если компенсация прошла через кассу).

Если сотрудник отказался компенсировать стоимость трудкнижки (а у него, как мы уже знаем, есть на это право), в регистрах отражается возникновение прочего расхода: Дт 91 Кт 73.

Узнать больше об особенностях учета БСО в «1С» вы можете в статье «Порядок ведения учета БСО в “1С:Бухгалтерия” (нюансы)».

В соответствии с п. 40 Правил работодатель должен вести журналы. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 утверждена форма журналов:

Учета чистых бланков и вкладышей — то есть приходно-расходной книги, в которой указываются сведения о поставщиках БСО. За ее ведение, как правило, отвечает бухгалтерия.

Технология прошивки журналов учета трудкнижек нигде законодательно не закреплена. Для решения этого вопроса предлагаем вам воспользоваться рекомендациями Минфина, отраженными в письме от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336 и касающимися правил подготовки копий документов, истребуемых ФНС при налоговых проверках.

Итак, Минфин советует:

осуществлять сшивание прочной нитью 2–4 проколами при выводе нити на оборотную сторону документа;
скреплять сшиваемый документ подписями ответственных лиц с указанием их Ф. И. О.;
указывать сведения о количестве листов, дате подписания журнала;
сшивать документ так, чтобы любая его страница могла быть легко прочитана или отксерокопирована.

Однако это еще не все — необходимо выполнить законодательно установленное правило по опечатыванию или опломбированию журналов.

Во исполнение п. 44 ПП № 225 предприятие обязано иметь при себе чистые бланки, как книг о труде, так и вкладышей к ним же. Обязано учреждение следить и за необходимостью добавления вкладыша в основной документ. Ведь работник не ведет книгу, поэтому не всегда располагает сведениями о том, что трудовая книжка закончена. Именно поэтому приобретать вкладыши к книге должны именно работодатели, с последующим взысканием средств за бланк с сотрудников.

К сожалению, подделка трудовой книжки является достаточно распространенной практикой. Таким образом, многие работники пытаются избавиться от предыдущей некрасивой записи либо же увеличить общий стаж труда или же добавить себе опыта работы в конкретной сфере для более благоприятного впечатления на работодателя. Однако выявить подделку можно, учитывая, что бланк трудовой книги содержит ряд защитных механизмов.

В частности, основным является серия и номер книги, которые можно проверить по годам выпуска. Таблица кодирования книжек есть в общем доступе, и сравнить предоставленный документ с тем же годом выпуска можно достаточно просто.

Ведением трудовых книжек занимается уполномоченный работодателем штатный сотрудник компании. Как правило, возлагают сии обязанности на кадрового работника. При этом в ряде случаев даже опытный специалист может допустить ошибки при внесении очередной записи, ввиду чего законом предусмотрен отдельный порядок внесения исправлений, утвержденный Разделом 3 ПП № 225.

Восстановить книгу о труде в прежнем виде сложно, особенно, если мест работы было много. При этом на начальном этапе важно определить по чьей вине произошла утеря документа. Если виновником выступил работодатель, предыдущие записи восстанавливаются специально созданной комиссией на основании имеющихся документов либо свидетельских показаний бывших коллег.

Приобретение трудовой книжки со стажем может потребоваться работнику по ряду, казалось бы, веских причин:

требования нового работодателя первоначального стажа, которого у выпускника ВУЗа может и не быть
увольнение по статье
множество записей с краткосрочными периодами работы, которые характеризуют сотрудника как ненадежного и переменчивого

Однако, подобное поведение чревато весьма негативными последствиями ввиду того, что книга о труде уже с имеющимся стажем работы будет расцениваться как подделка и повлечет за собой наказание в режиме уголовного судопроизводства в рамках ч. 3 ст. 327 УК РФ в виде штрафа или ареста до полугода.

Продажа трудовых книжек старого образца является сейчас одной из форм коммерческих отношений. Многие коллекционеры готовы выплатить достаточно приличную сумму за документ 1974 года выпуска. Некоторые готовы продать даже чистый бланк посредством того же объявления в Интернете. Однако использовать книгу для трудоустройства уже не получится ввиду того, что утверждены новые форматы трудовой книжки.

Выдача трудовой книжки работнику

Выдача трудовой книжки вынесена в отдельный раздел и туда включены все случаи, когда работодатель должен выдать сотруднику трудовую книжку (не только при увольнении). Дописали, что если работник решил отказаться от бумажной трудовой книжки, то работодатель должен выдать ее не позже 3 рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления (либо не позднее дня увольнения, если такое заявление подано накануне расторжения трудового договора с работником) (п. 35 Порядка). Причем, запись должна быть следующей:

в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи,
графе 2 – дата выдачи трудовой книжки на руки (обратите внимание: в Примере 4 даты заявления и выдачи книжки на руки отличаются);
графе 3 делается запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;
графе 4 указывается заявление работника, с датой и номером его регистрации.

Учет поступлений денежных средств

Предприятия должны получить компенсацию стоимости документа – сумму, затраченную на его приобретение. Величина платы не должна превышать стоимости приобретения (без учета НДС). Возможность получения оплаты предусмотрена п. 47 Правил. Несмотря на то, что представление трудовой книжки является обязанностью компании, сумма, внесенная работником в кассу предприятия, может быть рассмотрена как выручка, поступление которой требует использования кассовой техники.

Во избежание спорных вопросов с налоговой инспекцией оптимальным вариантом является удержание суммы при начислении заработной платы работнику. Удержание осуществляется по заявлению лица, направленного на имя руководителя или главного бухгалтера.

Без согласия сотрудника удержание не производится: (нажмите для раскрытия)

Назначение операции	Дебет счета	Кредит счета
Отражено поступление в кассу платы за предоставленный формуляр	50	73/3
Отражено удержание стоимости бланка из расчетной ведомости	70	73/3
Отражен доход от полученной платы	73/3	91/1

При отказе работника оплатить сумму, затраченную работодателем на покупку трудовой книжки, стоимость списывается за счет средств предприятия. Сумма отражается в составе прочих расходов предприятия.

Бланки трудовых книжек и вкладышей

Впервые трудовые книжки появились в 1919 г. в Москве и Петрограде. Однако уже в 1923 г. трудовые книжки были упразднены, т.к. их заменили удостоверения личности. А с 1926 г. стали действовать трудовые списки, в соответствии с которыми работникам выдавались справки. И только в 1939 г. для всех рабочих и служащих была введена трудовая книжка единого образца. С 1940 г. появился и вкладыш в трудовую книжку.

В прошлом веке можно было увидеть трудовую книжку колхозника и трудовую книжку старателя, также существовало еще 15 разновидностей трудовых книжек на языках союзных республик.

В настоящее время действуют новые бланки трудовых книжек и вкладышей¹. Их формы утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Образцы трудовой книжки и вкладыша можно посмотреть в приказе Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках».

Защитный комплекс трудовой книжки включает в себя двухтоновой водяной знак, защитные волокна, бумага имеет две химические защиты – от вытравливания и для идентификации подлинности. На листы книжки нанесена гильоширная сетка, невидимая уф-краска, имеется ирисный переход и микротекст. Документ сшит защищенными нитками специальным швом, что исключает возможность замены листов.

Записи в учете при покупке бланков

Учет операций по приобретению трудовых книжек осуществляется с использованием счета 76 при покупке по безналичному расчету. При постановке на учет необходимо иметь накладную, выданную продавцом. Трудовые книжки, приобретенные предприятием, нельзя отнести к категории товара. Основанием является то, что документ не предназначен для дальнейшей перепродажи.

Учет движения бланков преимущественно производится записями по счету 10. Ряд предприятием используют счет 41, что не соответствует позиции об отсутствии признаков товара. При постановке на учет одновременно осуществляется запись по счету 006, предназначенном для учета БСО. Забалансовый учет позволяет иметь информацию о наличии на учете необходимого количества документов.

Назначение операции	Дебет счета	Кредит счета
Произведена оплата за бланки	60 (76)	51
Отражено оприходование бланков	10	60 (76)
Учтен НДС от поставщика	19	60 (76)
Бланки приняты на забалансовый учет	006

В дальнейшем при учете движения бланка и денежных средств в счет оплаты стоимости используется счет 73, к которому открывают субсчет 3 «Расчеты за трудовые книжки».

Предъявление ТК при приеме работника

Нанимаясь в организацию, работник должен предъявить Трудовую книжку утвержденного в России образца. Исключение составляют трудовые отношения на территории Крыма и Севастополя. Работодатели должны продолжать Трудовые книжки таких сотрудников, выданные в Украине. Но если работник хочет, ему можно заменить старую ТК на документ российского образца (с сотрудника нужно взять заявление).

Что касается работников-иностранцев, то важно знать следующее. Со многими странами СНГ у России заключен договор о взаимном признании страхового стажа. Поэтому в целях его исчисления записи из трудовых книжек таких государств работодатель должен признавать. Но для работы в России иностранному гражданину нужно оформить ТК российского образца.

Нормативные материалы:

Трудовая книжка — официальный персональный документ российского гражданина, достигшего возраста 14 лет, впервые получающий оформление с момента начала его трудовой деятельности, при первом поступлении его на работу — трудоустройстве, и отражающий индивидуальную информацию о нем: личные данные (фамилию, имя, отчество), дату и год рождения, образование, профессию и специальность; документу присваивается регистрационный номер, и, в соответствии с положениями законов о труде, фиксирующаяся в нём должность, все изменения и любая информация о взаимоотношениях с работодателем удостоверяются личной подписью владельца и заверяются подписью ответственного лица отдела кадров организации (работодателя), где трудовая книжка и хранится вплоть до увольнения работника, при переходе на другое место работы трудовая книжка выдаётся ему на руки, а при оформлении трудовых отношений с новой организацией передаётся в её отдел кадров.

Покупка трудовых книжек работодателем

Промо-экземпляр журнала «Российский бухгалтер» — журнала для. Счет на промо-подписку на электронную версию журнала «Кадровый.

Счет на промо-подписку на электронную версию журнала «Российский.

Типовая межотраслевая форма № ЭСМ-7 Типовая межотраслевая форма № ЭСМ-6 Типовая межотраслевая форма № ЭСМ-5 на статью

«Трудовые книжки: тонкости учета и налогообложения «

Адрес редакции: 127015, г. Москва, ул. Б. Новодмитровская, д. 14, стр. 2 Контактный телефон: (495) 648-61-85 Детально рассматриваются вопросы налоговой отчетности, как для организаций и предпринимателей на общей системе налогообложения, так и для применяющих специальные режимы налогообложения.

На портале можно скачать многочисленные документы: кодексы и законы РФ, письма и приказы минфина, письма и приказы минэкономразвития, постановления Правительства РФ, касающиеся предпринимательской деятельности, бухгалтерского учета и налогообложения.

«Российский бухгалтер» является зарегистрированным печатным СМИ, регистрационный номер ПИ № ФС77-39817 от «07» мая 2010 г., выдан Федеральной службой по надзору за соблюдением законодательства в сфере массовых коммуникаций и охране культурного наследия.

Где и как купить трудовую книжку

«О трудовых книжках», которым утверждены образцы трудовых книжек, Правила ведения и хранения трудовых книжек. Когда лицо впервые поступает на работу или трудовая книжка утеряна, то требуется новый документ. Возможны два варианта: Учет бланков трудовых книжек ведется в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек, по утвержденной форме.

Книга должна быть пронумерована, прошнурована и опломбирована. Работодатель должен иметь необходимый запас бланков. При анализе указанных нормативных актов следует, что бланк трудовой книжки должен приобрести работодатель и при необходимости его использовать.

Вы можете посмотреть ментальную карту «Заключение трудового договора», о том, как правильно оформить прием на работу сотрудника Или узнайте ЗДЕСЬ, как в судебном порядке может быть оспорено прекращение трудового договора В случае, когда бланк приобретает работник, возникают трудности легализации,: необходимо покупку бланка провести документально (чеки, договор, сведения о приобретателе) по бухгалтерии, реквизиты и иные сведения по бланку внести в приходно-расходную книгу.

Как приобрести трудовую книжку

Именно тогда и возникает необходимость в дополнительном документе — вкладыше в трудовую книжку. Сам по себе он не имеет никакой юридической силы (абз. 2 п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, далее — Правила), однако если вкладыш вшит в основной документ, то записи в нем ведутся так же, как и в самой трудовой (абз. 1 того же пункта Правил). Таким образом, вкладыш имеет юридическую силу только в том случае, если он вшит в трудовую книжку.

При этом на практике, когда свободное место в разделе подходит к концу, а запись делать работнику все-таки надо, нередко возникает вопрос: кто и за чей счет должен приобретать вкладыш? Особенно актуален этот вопрос для начинающих ИП с небольшим оборотом или маленьких предприятий.

Ответ на этот вопрос дает п. 46 Правил, согласно которому бланки трудовых книжек и вкладышей к ним изготавливаются централизованно в порядке, предусмотренном приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н. Изготовление производит ГОЗНАК, при этом бланки имеют степени защиты от подделок. Закупка таких бланков производится на основании договоров. Договоры, в свою очередь, заключаются либо с самим объединением ГОЗНАК, либо с распространителями, которые закупают защищенные бланки. Закупленные бланки доставляются службами доставки, самим работодателем или каким-либо иным способом, не противоречащим нормам законодательства.

Таким образом, ответ однозначен: бланк вкладыша (равно как и самой трудовой книжки для тех, кто впервые начинает работать) должен приобретаться работодателем.

В каких случаях бланк оплачивает работодатель?

Нельзя не сказать и о том, что из общего правила, согласно которому и трудовая книжка, и вкладыш к ней оплачиваются за счет работника, есть исключения. Все тот же п. 47 Правил указывает, что стоимость бланка оплачивается работодателем в следующих случаях:

Если бланк испорчен самим работодателем (п. 48 Правил). Если записи в книжке или вкладыше были сделаны с самого начала неправильно или бланк документа был необратимо испорчен и порча эта произошла по любой причине, кроме непосредственной вины работника, работодатель выдает новый бланк документа, при этом работник эти расходы не оплачивает. Скачать форму дубликата
Если в результате чрезвычайной ситуации произошла массовая утрата трудовых книжек (п. 34 Правил). Поскольку вкладыш вшивается в книжку и отдельно от нее не заполняется (п. 38 Правил), при утрате книжек, разумеется, утрачиваются и вкладыши. В этой ситуации работнику выдается дубликат документа, а расходы за такую выдачу ложатся на работодателя.

Таким образом, можно сделать следующий вывод: в общем случае работник оплачивает выдачу как вкладыша, так и дубликата в случае утраты или порчи трудовой книжки (вместе с вкладышем) по его вине. Если же документ оказался утрачен в тот момент, когда он находился на хранении у работодателя, или испорчен работодателем, работник расходов не несет.

Чистые бланки – как зеницу ока…

Бланки трудовой книжки и вкладыши в нее – это документы строгой отчетности, и хранить их нужно в сейфе. Для их учета каждая организация обязана вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 40 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением № 225). Ее форма утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Эту книгу ведет бухгалтерия компании. Записи в нее вносят сразу после получения бланков от распространителя. Сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек в компании (как правило, кадровик), по заявке получает необходимое количество бланков (п. 42 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением № 225). А в конце месяца он обязан отчитаться перед бухгалтерией о том, сколько бланков получено, сколько израсходовано. Обязательно нужно указывать их серии и номера, а также стоимость.

Как правило, за переданные бланки с работников взимают плату (п. 47 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением № 225). Вновь принятый сотрудник должен оплатить саму трудовую книжку,
а сотрудник, у которого закончились все страницы раздела «Сведения о работе», – заплатить за вкладыш. Размер платы определяют расходами на приобретение бланков.

Есть случаи, когда чистые бланки трудовых книжек предоставляют сотрудникам бесплатно: если трудовые книжки массово повреждены в результате чрезвычайного происшествия (пожар, наводнение, беспорядки и др.) (п. 34 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением № 225). Или если бланк испорчен не по вине работника (например, сотрудником кадровой службы при заполнении) (п. 48 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением № 225).

Испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей в них списывают по акту.