Каковы правила и сроки хранения бухгалтерских документов в компании

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Каковы правила и сроки хранения бухгалтерских документов в компании». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.

Если утверждать новый вариант номенклатуры дел на 2020 г.

Рассмотрим еще один, радикальный, вариант, когда выявлен большой объем необходимых изменений в утвержденную сводную номенклатуру дел на 2020 год и руководитель организации принял решение ее переоформить и утвердить заново (см. Пример 5). Метод «версионности» в данном случае окажется неприменимым, т.к. Перечень 2010 г., в соответствии с которым в утвержденной номенклатуре были определены сроки хранения дел, признан утратившим силу (приказ Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964). Это позволяет фактически заново утверждать номенклатуру дел на 2020 год в связи с изменениями сроков хранения категорий, комплексов и видов документов и применять ее «задним числом» – с 1 января 2020 года номенклатура дел («новая») применяется в обязательном порядке, а при архивно-технической обработке документов и дел, составлении описей и актов она «применяется» по отношению к документам и за предыдущие годы (скорее всего, за 2016–2019 гг., т.к. документы должны передаваться в архив не позднее 3 лет с года завершения в делопроизводстве).

Срок хранения бухгалтерских документов в организации

Закон о бухучете говорит, что документы бухучета нужно хранить не менее пяти лет (п. 1 ст. 29 закона 402-ФЗ), а Налоговый кодекс устанавливает срок в 4 года для документов, которые были основанием для налогового учета и расчета налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), а для расчета страховых взносов – 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). Здесь возникает противоречие, т.к. некоторые документы, например, накладные, относятся и к бухгалтерскому, и к налоговому учету. В этих случаях безопаснее руководствоваться большим сроком.

В Перечне типовых документов от Минкультуры для некоторых документов назначены и более длинные сроки, вплоть до постоянного.

Постоянно придется хранить, например:

• годовые бухгалтерские отчеты с приложениями (в том числе консолидированные и по МСФО);
• передаточные акты, разделительные и ликвидационные балансы;
• свидетельства о постановке на учет в налоговых органах;
• Книги учета доходов и расходов (КУДиР) – организациям и ИП, которые применяют УСН. Здесь сроки из Перечня типовых документов вступают в противоречие с Налоговым кодексом. КУДиР – это документ налогового учета, а по Кодексу его нужно хранить не постоянно, а 4 года. В таких случаях безопаснее не уничтожать документ хотя бы 10 лет, т.к. в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, срок «постоянно» не может быть меньше 10 лет;
• договоры по лизингу имущества организации и документы к ним;
• документы о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации;
• акты о передаче прав на недвижимость с баланса на баланс;
• договоры дарения;
• документы по операциям с ценными бумагами;
• переписку о разделе совместной собственности юридических лиц;
• паспорта сделок.

75 лет нужно хранить документы по личному составу и о выплаченных доходах, например:

• трудовые договоры;
• реестры сведений о доходах физлиц;
• ведомости на выдачу дивидендов;
• лицевые счета и карточки работников. Причем если лицевых карточек нет, то до 75 лет удлиняются сроки хранения других документов: о приеме выполненных работ по договорам подряда и трудовым, расчеты платежей по страховым взносам, карточек по форме 1-НДФЛ, сведения о доходах физлиц, документы о получении зарплаты и других выплат.

Если документы по личному составу были созданы после 2003 года, их хранят не 75, а 50 лет (статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

10 лет хранят документы, например:

• по продаже движимого имущества;
• договоры по залогу имущества организации и документы к ним;
• оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей.

Какие документы относят к кассовым

Документация по кассе используется для проведения расчетов с контрагентами и внутри организации. К ним относятся:

• приходный ордер (ПКО): его выдают при поступлении денег;
• расходный ордер (РКО): формируют при выбытии денежных средств;
• журнал регистрации ПКО и РКО: в нем ведется учет приходных и расходных ордеров;
• авансовые отчеты: применяют для учета подотчетных средств;
• объявление на взнос наличными: заполняют при внесении денег в банк для пополнения расчетного счета;
• кассовая книга: используется для отражения всех приходно-расходных операций и остатков денежных средств;
• книга учета принятых и выданных денежных средств: ведется, если в компании есть несколько кассиров и старший кассир, в ней регистрируют операции по выдаче и поступлению денег между ними;
• журнал кассира-операциониста: в него заносятся операции по приходу и расходу наличных денег по каждой ККМ на предприятии.

Правовое регулирование

Сроки хранения документов по закупкам должны регулироваться:

• ФЗ-44 «О контрактной системе…»;
• ФЗ-223 «О закупках товаров и услуг….»;
• ФЗ-125 «Об архивном деле РФ»;
• Указом Президента №293 «Вопросы федерального архивного агентства»;
• Приказом Минкультуры №558 «Об утверждении перечня типовых…»;
• Методическими рекомендациями по разработке инструкций от органов исполнительной власти, которые были утверждены Росархивом в 2009 г. №76;
• Основными правилами работы архивов организаций от 2002 г.

Сколько хранит выписки банк

Традиционно запрошенную выписку банк формирует в 2-х экземплярах. Первый выдают клиенту, а второй хранят в архиве кредитной организации.

При этом все выписки, которые по той или иной причине оказались не востребованы клиентами, банк хранит у себя 4 месяца. Потом оформляют соответствующий акт, и они идут на уничтожение.

В своих электронных реестрах данных банк держит выписки в течение срока хранения банковских выписок – 5 лет. При получении от клиента письменного запроса их находят в архиве, распечатывают и выдают на бумаге.

СОВЕТ

При подписании договора на банковское обслуживание, обратите внимание на действующий в этой кредитной организации порядок выдачи банковских выписок. Учтите, что ответственность за получение выписок возложена на клиента банка.

С 18.02.2020 изменились сроки хранения документов по налогам и кадрам

Наименование документов	С 18 февраля 2020 года	До 18 февраля 2020 года
Трудовые договоры, личные карточки работников	50/75 лет	50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)
Приказы о кадровых перемещениях	50/75 лет	На руководителей – постоянно; на сотрудников – 75 лет** либо 50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)
Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже	50/75 лет	—
Графики отпусков	3 года	1 год
Лицевые счета работников	50/75 лет	50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)

Хранение сведений о сумме выплат и иных вознаграждений и о страховом стаже застрахованных лиц

Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 16.01.2014 № 2п утверждены форма расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Российской Федерации и на обязательное медицинское страхование в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам (форма РСВ-1 ПФР), и порядок ее заполнения.

Сведения персонифицированного учета по сотрудникам организации представляются в Пенсионный фонд РФ посредством заполнения в отношении каждого сотрудника Раздела 6 расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам по форме РСВ-1 ПФР.

Такие сведения могут представляться в виде документов как в письменной форме, так и в электронной форме (на магнитных носителях или с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая единый портал государственных и муниципальных услуг) при наличии гарантий их достоверности и защиты от несанкционированного доступа и искажений.

КАДРОВАЯ документация

Сроки, в течение которых хранят документацию по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ. И перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 20 декабря 2019 г. N 236. Началом хранения считается 1 января года, следующего за годом, в котором их составили. (Абзац 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 20 декабря 2019 г. N 236).

Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу в общем случае нужно хранить не менее 75 лет. Если они созданы до 2003 года. Если указанные бумаги созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет. Если они созданы до 2003 года. Или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года. Любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой. Нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания. ⭐ Статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.

Срок, в течение которого нужно хранить приказы. Подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено. Что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение бумаги. (Договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение. Акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их длительность хранения ограничивается сроком действия договора обучения. И одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

В перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 20 декабря 2019 г. N 236, кроме документов по личному составу, поименованы. Они сгруппированы в разделы в зависимости от сферы их применения.

Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный период хранения установлен и для графиков отпусков.

Табели учета рабочего времени храните пять лет. А при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет.

Для хранения бухгалтерских документов нужно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы. (пункт 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105). Требования к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.

Бланки строгой отчетности хранят в сейфах, металлических шкафах. Или в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. (пункт 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 № 359). Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним ордерами собирают в хронологическом порядке и переплетают.

Документы с грифом «коммерческая тайна» хранят в сейфах.

Остальные документы можно хранить в специальных помещениях. Или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. ⭐ Пункты 6.2–6.4 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105. И пунктов 3.2 и 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 № 03-33/пс.

Условия хранения соленой красной рыбы

Срок хранения фабричной соленой рыбы указан на этикетке. Если производитель использует вакуумную упаковку, то он может достигать 45 суток. После вскрытия или повреждения пакета продукт нужно употребить в течение 24 часов. Срок годности без упаковки в рассоле зависит от его концентрации. Дольше всего хранится вяленая рыба.

Утвержденные СанПиН нормы:

При температуре от 1 до 4 градусов слабосоленая рыба без вакуумной упаковки и рассола хранится до 2 суток. Каждая минута на столе сокращает срок годности.

При добавлении/использовании масла во время засолки срок годности красной рыбы возрастает.

По этой причине готовый продукт насухо вытирают, заливают или прослаивают растительными жирами. Желательно использовать виды с нейтральным ароматом, которые не будут перебивать натуральный вкус. Для этих целей подходит рафинированное подсолнечное масло, его чаще всего и используют.

Порядок и правила хранения

Законодательные нормативы определяют лишь общие рекомендации по организации хранения документации в учреждениях. Индивидуальные принципы должны быть закреплены в каждом экономическом субъекте самостоятельно. В организации следует утвердить специальный порядок или правила хранения бухгалтерской документации. При разработке положения руководствуйтесь:

1. Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР 29.07.1983 № 105, которое устанавливает правила хранения первичных документов в государственных (муниципальных) учреждениях.
2. Федеральным законом № 125-ФЗ.
3. Основными правилами работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
4. Приказом Минфина № 256н от 31.12.2016.
5. Приказом Минкультуры России № 558 от 25.08.2010.
6. Иными распоряжениями вышестоящих министерств, ведомств и отраслевыми приказами.

По общим рекомендациям, в компании следует определить ответственного работника, в обязанности которого будет входить ведение архивного дела. Для обеспечения сохранности обычно отводится отдельное помещение, соответствующее требованиям безопасности. Архивная комната или склад оборудуется стеллажами, шкафами или даже сейфом. Например, если в архиве хранятся бланки строгой отчетности.

Правила работы с первичкой следует определить в зависимости от вида документов. Например, первичные бланки могут быть оформлены не только на бумажных носителях. Электронная форма становится все популярнее. Для каждой категории бумаг разработайте индивидуальный алгоритм на хранение первичной бухгалтерской документации и ее обработку.

Документы об аттестации, повышении квалификации и переподготовке, независимой оценке квалификации

ВИД ДОКУМЕНТА	СРОК ХРАНЕНИЯ	ПРИМЕЧАНИЕ
Квалификационные требования, профессиональные стандарты:		–
а) по месту утверждения;	Постоянно
б) в других организациях	До замены новыми
Типовые дополнительные профессиональные программы:		–
а) по месту утверждения;	Постоянно
б) в других организациях	До замены новыми
Программы повышения квалификации и программы профессиональной переподготовки:		–
а) по месту утверждения;	5 лет
б) в других организациях	До замены новыми
Учебные планы, задания	5 лет	–
Учебно-методические пособия по повышению квалификации и профессиональной переподготовке:		–
а) по месту разработки;	Постоянно
б) в других организациях	До минования надобности
Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных программ, планов, пособий	5 лет	–
Курсовые и контрольные работы слушателей организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ	1 год	–
Планы повышения квалификации работников и профессиональной переподготовки работников:		–
а) по месту утверждения;	5 лет
б) в других организациях	До минования надобности
Отчеты о выполнении планов повышения квалификации и профессиональной переподготовки работников	5 лет	–
Документы (тесты, анкеты, вопросники) по определению (оценке) профессиональных и личностных качеств работников	5 лет	–
Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним	10 лет	–
Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении	5 лет	–
Документы (списки, ведомости) по аттестации и квалификационным экзаменам	5 лет	–
Документы (заявления, свидетельства о квалификации и приложения к нему, заключения о прохождении профессионального экзамена) о прохождении независимой оценки квалификации работников или лиц, претендующих на осуществление определенного вида трудовой деятельности	5 лет	–
Журналы учета выдачи дипломов, удостоверений, сертификатов, свидетельств о профессиональной переподготовке, повышении квалификации и их дубликатов	50 лет	–
Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов	1 год	–
Документы (справки, информации, докладные записки, отчеты) о повышении квалификации, профессиональной переподготовке работников, о проведении независимой оценки квалификации	5 лет	–
Договоры об образовании на обучение по дополнительным профессиональным программам, ученические договоры, договоры о проведении независимой оценки квалификации	5 лет (1)	(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
Журналы учета занятий организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ	3 года	–
Журналы учета посещения занятий обучающимися в организациях, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ	1 год	–
Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, итоговой аттестации	1 год	–
Документы (представления, списки, характеристики, справки) о начислении стипендий обучающимся работникам	5 лет	–
Документы (заявки, программы, графики, планы, отчеты, отзывы, списки, характеристики) об организации и проведении практики и стажировки обучающихся	5 лет	–
Списки работников, прошедших повышение квалификации и профессиональную переподготовку, независимую оценку квалификации	3 года	–
Переписка по аттестации, повышению квалификации и профессиональной переподготовке работников, по проведению независимой оценке квалификации	3 года	–

Ответственность за нарушение сроков хранения документов ООО

ООО может быть подвергнуто административной и/или налоговой ответственности за непредоставление или отсутствие документов, которые могли быть утрачены из-за неправильного хранения или уничтожены раньше времени:

Административная ответственность, в целом, заключается в наложении штрафов:

• за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов — штраф для должностных лиц от 300 до 500 руб. (ст. 13.20 КоАП РФ);
• за неисполнение обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством — штраф для юридических лиц — от 200 000 до 300 000 руб. (ст. 13.25 КоАП РФ);
• за «грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов» — штраф на должностных лиц в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Санкции, предусмотренные налоговым законодательством, аналогично заключаются во взимании штрафов с юридического лица (например, ст. 120, 126 НК РФ).

Срок исковой давности, исходя из анализа законодательства, которым не предусмотрено каких-либо специальных сроков, составляет 2 месяца.

Похожие записи:

• Как перечислять алименты на счет ребенка
• Оплата капремонта пенсионерами старше 80 лет: льготы и компенсации
• Выписка из ЕГРП vs. Свидетельство о праве на жильё